TOPdeskin ominaisuuksia

Itsepalveluportaali

TOPdeskin itsepalveluportaali yhdistetty tietokanta, verkkokauppa ja asiakasportaali. Se auttaa asiakkaitanne löytämään nopeasti informaation, jota he etsivät, omin avuin ilman turhautumista. Mutta ennen kaikkea itsepalveluportaali vähentää toistuvia kysymyksiä asiakaspalvelussanne, jolloin siellä vapautuu aikaa kiireellisempien tehtävien hoitamiseen. Säästö voikin olla 30 – 50%:n luokkaa usein toistuvien kysymysten selvitessä ilman tukihenkilöä.

Apu asiakkaasi kaikkiin tarpeisiin

TOPdeskin itsepalveluportaali  on yksi yhteinen käyttöliittymä kaikkiin yrityksen palvelutoimintaan liittyviin tehtäviin.  Sitä voidaan käyttää sekä organisaation sisäisiin että ulkoisiin tukitoimintoihin. Älykäs portaali etsii ja ehdottaa automaattisesti vastauksia kysymyksiin tai ohjaa tekemään palvelupyyntöjä, jos suoraa vastausta ei löydy.

Itsepalveluportaalista asiakas näkee heti mitä on tarjolla. Isot selkeät klikattavat kuvakkeet opastavat tarvittavan informaation ääreen, oli se sitten ongelmatapauksesta ilmoittaminen, huonevaraus, vierailijan rekisteröiminen tai palvelupyyntö. Käyttöoikeuksien avulla voit määritellä mitä kukin yksittäinen käyttäjä näkee ja voi tehdä, henkilökohtaisten palveluiden tarjoaminen on siten helppoa.

 

Paranna palvelun saavutettavuutta ja läpinäkyvyyttä

Itsepalvelu tarkoittaa sitä, että asiakaspalvelusi on auki 24/7. Asiakkaat voivat rekisteröidä ongelmansa heti kun ne tulevat eteen, siihen ei vaadita operaattoria. Portaalin etusivun pikalinkkien avulla asiakkaat voivat jäljittää tekemiensä ilmoituksien tilaa.

 

 

Rakenna oma asiakasportaali

TOPdeskiin kuuluu työkalupakki, jonka avulla pääset luomaan oman portaalinne. Siellä voit julkaista lomakkeita, tietoa, uutisia, palveluita ja paljon muuta. Drag and drop ominaisuus mahdollistaa kuvakkeiden siirtelyn haluttuun järjestykseen. Lisäksi helppo hakuominaisuus, hakupalkki, auttaa käyttäjää tiedon etsimisessä.

Räätälöity ulkoasu

Rakenna itsepalveluportaalista yksinkertainen ja tutunnäköinen käyttöliittymä asiakkaidenne tarpeisiin. WYSIWYG-muokkaimen avulla säädät ulkoasun juuri yrityksenne mukaiseksi, eikä siihen vaadita koodaustaitoa. Voit helposti muuttaa värejä, lisätä kuvia ja logoja sekä sisällyttää kuvauksia.

Levitä asiakaspalvelunne tietämystä

Asiakkaanne voivat rekisteröidä omia kysymyksiään, mutta myös antaa vastauksia. TOPdeskin tietokanta helpottaa tärkeän informaation jakamista ja levittämistä. Voit kannustaa käyttäjiä auttamaan itse itseään laittamalla esille usein kysytyt kysymykset tai julkaisemalla käyttöohjeita portaalissa. Näin vapautat asiakaspalvelijoidenne voimavaroja tärkeämpiin tehtäviin.

 

Käytä itsepalveluportaalia optimaalisella tavalla

TOPdeskin itsepalveluportaaliin laitat helposti esille osastonne koko palvelu- ja tuotevalikoiman. Voit lisätä sinne kuvia ja kuvauksia auttaen näin käyttäjiä ymmärtämään täsmällisesti mitä he kysyvät tai tilaavat. Lisäksi voit luoda kaikille palveluille omat lomakkeensa. Näin varmistat, että saat käyttäjältä juuri sen tiedon mitä tarvitset.

Käyttöönottovaiheessa TOPdeskin asiantuntijat ovat apuna juuri teille sopivan portaalin ja lomakkeiden suunnittelussa. Heillä on takanaan TOPdeskin yli 5000 käyttöönoton kartuttama kokemus ja yli 20 vuoden aikana syntynyt näkemys parhaista käyttötavoista.

Asset Management

Tieto on valtaa, mutta se on myös avain tehokkuuteen. TOPdeskin Assets Management ja CMDB auttavat sinua rekisteröimään ja pitämään huolta koko omaisuudesta yhdellä silmäyksellä. Näet mitä objekteja yritykselläsi on, kuka niitä käyttää, mitkä ovat niiden suhteet ja koska niitä pitää uusia. Yleiskuva ei vain säästä aikaa, vaan mahdollistaa ongelmien nopean havaitsemisen.

Kontrolloi ja hallinnoi yrityksesi omaisuutta joustavasti

 TOPdeskin Assets Management on erittäin joustava työkalu. Sapluunoiden avulla jokaiselle tiketille saadaan juuri sille tarvittava tieto. Valitset vain ne toiminnallisuudet, jotka sopivat parhaiten prosessiinne ja luot  vain ne kentät, jotka ovat oleellisia tietyille objekteille. Voit sanoa hyvästit lukemattomille tyhjille tietokentille, kortistossasi on vain oleellinen. Lisäksi tehokas REST API mahdollistaa integroitumisen muihin työkaluihin, mikä helpottaa työskentelyä.

Luo yleiskatsaus ja paikanna ongelmat helposti

 TOPdeskin ITAM työkalu luo graafisen yleiskuvan organisaatiosi koko omaisuudesta. Hallintakäyttäjät voivat nähdä yhdellä silmäyksellä esimerkiksi, kuka käyttää mitäkin tietokonetta ja millä työpisteellä. Visuaalinen esitys on myös hyvä analyysityökalu häiriötilanteessa. Näet helposti missä laitteissa on häiriö ja mihin muihin laitteisiin se vaikuttaa. Näin pääset ongelman juurille helposti, kun näet mitkä työkalut ovat riippuvaisia toisistaan. Jos vaikka serveriin tulee häiriö hallintakäyttäjä näkee heti, mihin muihin laitteisiin se vaikuttaa.

Incident Management

Kirjaa ja seuraa kaikkia tapahtumia helposti

Kun itsepalveluportaalista tulee yhteydenotto, sen kirjaa joku tiimisi jäsenistä. Sinä voit seurata kaikkien tapahtumien tilaa yleiskatsauksesta. Näet kuka työskentelee minkäkin tiketin kanssa, missä vaiheessa ollaan, mikä on tiketin prioriteetti – ja kaikki muut tärkeät tiedot, joita tarvitset.

Ratkaise kaikki tapahtumat yhdessä paikassa

Kaikilla tapahtumilla on omat tikettinsä. Löydät niistä tapahtumahistorian, liitteet ja kaikki siihen linkitetyt kohteet. Voit myös tarkastella tikettiin liittyviä muita ongelmia. Se on myös paikka, jossa voit luovuttaa tehtävän hoitamisen jollekulle tiimin jäsenelle ja pitää tapahtuman ilmoittajan ajan tasalla ratkaisun etenemisestä.

Käytä hyväksesi tehokkaita tietohallinto-ominaisuuksia

Tiimissäsi on paljon tietoa, jota voidaan käyttää tulevien tehtävien ratkaisussa. TOPdeskin tehokkaat tietohallinto-ominaisuudet auttavat siinä saavuttamaan parhaat tulokset. TOPdesk ehdottaa operaattoreille ja asiakkaille mahdollisia ratkaisuvaihtoehtoja. Jos operaattori löytää hyvän ratkaisun jatkuvasti esiintyvään ongelmaan, niin tietokanta voidaan helposti päivittää suoraan tiketiltä.

Osoita yhteydenotot helposti oikeille operaattoreille

Jos tehtäviä pitää siirtää eteenpäin, niin haluat varmasti, että uudella työntekijällä on kaikki oleellinen tieto käsillä. TOPdeskissä kaikki tieto rekisteröityy yhdelle tiketille, joka voidaan siirtää yhdellä klikkauksella toiselle työntekijälle. Käyttöliittymästä näkyy mitkä tapahtumat ovat kenenkin hoidossa. Voit myös helposti muuttaa tapahtumien tärkeysjärjestystä ja ottaa vaikka jonkun tapahtuman heti käsittelyyn.

Kanban-taulu

TOPdeskin Kanban-taulusta saa nopeasti vieläkin paremman kuvan tikettien käsittelyprosessista. Näet helposti kuka työskentelee minkin tiketin kanssa, missä kohdassa tiketin käsittelyä ollaan ja onko havaittavissa pullonkauloja tai toimenpiteitä, joihin pitäisi ryhtyä.

Change Management

Automatisoi työprosessisi

Joudut usein tekemisiin samankaltaisten muutospyyntöjen kanssa. Change Management moduuli auttaa sinua kirjaamaan toistuvat prosessit ja toimintatavat ITIL-yhteensopiviin puitteisiin. Standardimuutokset voidaan toteuttaa hetkessä. Säästääksesi vielä enemmän aikaa voit luoda riippuvuuksia eri toimintojen ja valtuutusten välille. Projektiin osallistujat näkevät koska he voivat aloittaa tai ylipäätään tehdä jonkin toimenpiteen, ei tarvita koordinaattoria kertomaan siitä heille.

Kaikki tieto mitä tarvitset

Sinä tiedät tarkalleen mitä informaatiota tarvitset aloittaaksesi muutosprosessin. Toisaalta ehkä työntekijäsi eivät sitä tiedä. Form Designerin avulla voit luoda erilaisia lomakkeita, jotka aloittavat prosessin. Kun työntekijä tekee itsepalveluportaalissa muutospyynnön, hän vain yksinkertaisesti täyttää lomakkeen. ITIL-pohjaisten lomakkeiden avulla muutospyyntö tulee tehtyä automaattisesti niin, että kaikki prosessille oleellinen tieto tulee kirjattua.

Helppoa suunnittelun seurantaa

Johtajan työpäivä muodostuu usein kiireiseksi, kun valvottavia tehtäviä tahtoo kasaantua työpöydälle. Change Explorer tarjoaa selkeät katsaukset kaikista töistä ja työnkuluista. Voit yhdellä silmäyksellä nähdä mitkä muutosprosessit etenevät, löytää mahdollisia ongelmia sekä valvoa ja hallita määräaikoja. Voit myös valtuuttaa toimintoja omasta postilaatikostasi. Olet aina perillä siitä onko tiimisi aikataulussaan.

 

Selkeä aikataulutus suurille hankkeille

Muutokset vaativat usein useiden työntekijöiden yhteistoimintaa. Change Management moduulin avulla voit helposti suunnitella suuriakin hankkeita. Kun muutokselle on lupa, Change Planner auttaa sinua luomaan ja muokkaamaan toimintoja. Tiedät aina kuka tekee mitäkin ja voit välittömästi päivittää aikataulua, jos se on tarpeen.

 

Kätevät tehtävälistat

Jotta asiat sujuisivat suunnitelmien mukaan, työntekijöiden täytyy tietää mitä tehdä ja koska. Työtoverisi voivat tarkistaa ajankohtaiset työtehtävänsä TOPdeskin henkilökohtaisista to-do listoista. He voivat myös sulkea suoritetut työtehtävät ja lisätä niitä koskevia kommentteja.

Välitön pääsy kaikkeen tärkeään tietoon

Muutokset voivat olla monimutkaisia ja niillä voi olla huomattava vaikutus koko organisaatioon. Niinpä on äärimmäisen tärkeää, että pääset käsiksi tarkkaan päivitettyyn tietoon voidaksesi olla varma siitä, että asiat tulevat tehdyksi oikein heti ensiyrittämällä. TOPdeskin Change Management moduuli on integroitu Configuration Management moduuliin, mikä varmistaa sen, että sinulla on aina pääsy oikeaan tietoon. Voit huoletta luottaa siihen, että suuret muutokset saadaan maaliin suoraviivaisesti ilman turhia koukeroita.

Raportointityökalu

Tarkastele kerättyä dataa helposti

Tarvitset numeroita todistaaksesi, että palvelunne on korkealuokkaista. TOPdeskin mittaristo- ja raportointityökalun avulla visualisoit helposti osastosi tehokkuuden. Mittaristo antaa selkeän yleiskuvan tärkeimmistä mitatuista suureista, ja auttaa sinua aktiivisesti tehostamaan palveluita, kun siihen on tarvetta.

Havainnollista suorituskyvyn mittarit ja raportit räätälöitävässä mittaristossa

TOPdeskin mittariston voi muokata täysin halutun laiseksi. Luo helposti yleiskatsaus tärkeimmistä raporteistasi, ja tutki välitöntä mittaustietoa toiminnoistanne. Kätevien widgettien avulla luot helposti haluamasi valikoiman mittareita työpöydällesi drag and drop-tyyliin. Voit luoda mittaristomoduulit tietyille prosesseille, tai yhden mittaristosivun, joka kattaa kaikki prosessinne.

Seuraa kerättyä dataa yhdellä silmäyksellä

Kaaviot antavat usein paljon tietoa, mutta joskus tärkeät yksityiskohdat jäävät piiloon pelkistetyn ulkoasun alle. Jos haluat tietää enemmän, voit klikkaamalla avata yksityiskohtaisemman pudotuslaatikon. Tämä antaa sinulle enemmän informaatiota ja auttaa esimerkiksi ryhtymään välittömästi toimenpiteisiin.